Virtual assistant worden – zo begin je ermee

Je wilt graag virtual assistant worden, maar hoe begin je daar nu mee? In dit artikel bekijken we de voordelen van werken als VA en hoe je er eentje kan worden.

Wat is een virtual assistant?

Een virtual assistant, kortweg ook VA genoemd, is een persoon die online diensten (administratief en/of technisch) uitvoert voor een klant. Een virtual assistant is zoals een personal assistant (persoonlijk assistent), maar werkt dan niet bij het bedrijf of de opdrachtgever zelf, maar op een andere locatie.

Snel groeiend beroep

Virtual assistant is een relatief nieuw beroep, maar het groeit snel en dit is nog in een extra verstelling gekomen met de maatregelen en het verplichte thuiswerken.

Verder zijn steeds meer mensen ook bezig met persoonlijke ontwikkeling en willen bijvoorbeeld meer vrijheid, een job kunnen combineren met een gezin, combinatie werk en sport beter verdelen. Dan is werken als virtueel assistent een ideale manier om dit te realiseren.

Daarnaast zijn er heel wat ondernemers die wel wat werkzaamheden willen uitbesteden om te kunnen groeien, maar niet meteen iemand fulltime in dienst willen nemen. Er is ook meer vertrouwen gekomen dat iemand op afstand het werk goed doet waardoor een ondernemer niet altijd meer de behoefte heeft iemand letterlijk naast hem te hebben zitten.

Er komt dus steeds meer vraag, dus het is een goed moment om te starten als virtual assistant. 

Wat kan je doen als virtual assistant?

Als Virtual assistant kan je vele kanten uit. Je kan daarin best bepalen of je eerder allround werk wil doen en een bedrijf met allerlei klusjes wilt helpen, of dat je je gaat specialiseren in een tak.

Specialiseren heeft als voordelen dat je echt de diepte in kan over een bepaald onderwerp en dat je meer geld kan vragen. Allround heeft dan weer het voordeel dat er veel vraag naar is en dat je veel afwisseling in je werkzaamheden hebt.

Enkele ideeën die je zou kunnen doen als virtual assistant:

• Mails opvolgen
• Leveranciers contacteren
• Klanten opbellen
• Artikels schrijven
• Social media inplannen
• Website onderhouden
• Technische koppelingen maken (bijvoorbeeld een betaalsysteem koppelen met een ledenomgeving)
• Reageren op leden in een community
• Betaalsystemen instellen
• Communities opbouwen
• Nieuwsbrief schrijven
• Software support allerlei
• Gegevens invoer (bijv. producten in een webshop)
• Informatie opzoeken
• Van een video een tekst maken
• Nalezen van teksten

Je merkt het al dat er veel mogelijk is. Vast heb je al wat kennis of liggen ergens interessepunten van jou. Dan kan je daar verder mee aan de slag. Wees gerust creatief of zelf nog nieuwe diensten te verzinnen.

Waarom Virtual assistant worden?

Locatieonafhankelijk

Er zijn heel wat redenen waarom je een virtual assistant zou willen worden. Zo werk je bijvoorbeeld niet op de locatie van het bedrijf waar je voor werkt maar kan je je eigen plek kiezen. Je kan dus prima vanuit je eigen huis werken, maar als je graag ergens gaat overwinteren dan kan dat ook. Het enige dat je nodig hebt is een computer en een internetverbinding.

Tijdsbesparend

Werken als VA spaart je ook veel tijd uit. Je hoeft namelijk niet de hele tijd van de ene naar de andere klant te rijden of elke dag de trein op om op je arbeidsplek te komen. Ik ken heel wat mensen die dagelijks 3 uur reizen gewoon om naar hun werk te gaan. Op een week tijd zijn dat 15 uur. Als deze uren wegvallen, heb je meer tijd over voor je gezin, sport, hobbies, studie,…

Het kan wel eens voorkomen dat men eerst in real live een gesprek met je wilt, maar tegenwoordig gaat ook dat kennismakingsgesprek in de meeste gevallen online via Skype of Zoom.

Eigen tijd indelen

Als VA kan je zelf je werkuren bepalen. Dat is heel handig als je nog andere activiteiten hebt of als je kinderen hebt die je zelf van school wilt gaan halen. Maar ook als je meerdere klanten hebt, kan je je eigen werk zo verdelen hoe het voor jou het beste uit komt. Een dagje lang doorwerken om de volgende stralende dag een dagje er tussenuit te glippen? Dat kan! Als alles voor elke klant maar gedaan is.

Alleen en toch samen

Heel wat thuiswerkjobs kunnen voor sommigen eenzaam aanvoelen. Dit heb je echter niet als VA aangezien je altijd in contact (ook al is het online) bent met andere mensen. Dat kan je klant zijn, maar ook de klanten, leden of leveranciers van je klant.

Geen diploma nodig

Iedereen die zin heeft om VA te worden en doorzettingsvermogen heeft, kan dit. Je hebt hiervoor namelijk geen specifiek diploma nodig. Je kan zelf je kennis opbouwen over hetgeen je wilt aanbieden. 

Wil je hulp bieden met een bepaald softwareprogramma, dan kan je dat eerst onder de knie krijgen. Ben je goed in communicatie dan kan je de mails opvolgen en telefonisch contact hebben met klanten.

Groeien

Je kan je steeds verder blijven ontwikkelen en nieuwe dingen bijleren. Blijkt dat er veel vraag is naar VA’s rond een bepaalde software, en lijkt je dat leuk, dan kan je er induiken en meteen een nieuwe dienst aanbieden.

Ook door het samenwerken met klanten, dingen organiseren, plannen en je eigen baas te zijn zal je je zelf verder ontwikkelen.

Leuke klanten

Je kan werken met de klanten die je wilt. Heb je een klant waar het niet goed mee klikt dan hoef je hier niet verder mee te gaan. Ook op voorhand kan je de klanten selecteren op basis van jouw waardes en manier van werken. Houd jij van veel lachen, dan past een wat striktere klant die humor tijdens werk niet waardeert niet bij jou. 

Hoe word je virtual assistant?

Virtual assitant worden is niet zo heel moeilijk. Het is beter om al onmiddellijk te starten zodat je meteen ervaring opbouwt, dan te wachten tot je alles perfect kent.

Ja, in het begin heb je heel wat werk als virtual assitant. Je moet namelijk leren hoe het allemaal werkt, extra kennis op doen, op zoek gaan naar klanten, marketing voor jezelf doen en ondertussen je eerste klanten helpen. Maar daar komt de flexibiliteit en vrijheid in werktijden voor terug. 

Bovendien hoeft het helemaal niet lang te duren voordat je een fulltime inkomen kan verdienen. Andere ondernemers (bijvoorbeeld met een winkel) zeggen vaak dat het 3 jaar duurt voordat ze een normaal inkomen hebben, maar als gemotiveerde VA kan dat al na een paar maanden.

Inschrijven bij de KVK

Je kan op sommige plekken wel aan de slag als een remote personal assistant, maar de meeste VA’s werken op zelfstandige basis. Daarvoor moet je een BTW-nummer aanvragen en je inschrijven bij de KVK.

Aanbod bepalen

Als virtual assistant kan je zelf je aanbod bepalen. Ga eens na welke kennis je hebt, waar ben je goed in, wat heb je al in eerdere jobs gedaan. Dat kan je allemaal oplijsten. Zodra je dat gedaan hebt kan je kijken welke van deze taken je ook effectief wilt doen en welke zeker niet.

Het bepalen van wat je niet wilt doen is ook belangrijk aangezien je anders taken aanneemt waar je niet vrolijk van wordt en wat je op den duur gaat frustreren. Dit kan negatief uitwerken in de communicatie met je klant.

Zijn er bepaalde diensten die je wilt aanbieden waar je de kennis niet van hebt? Waarom wil je deze dienst aanbieden? Misschien sluit het perfect aan op hetgeen je wilt aanbieden of is er heel veel vraag naar.

Prijzen bepalen

Nu je weet wat je wilt gaan aanbieden kan je hiervoor prijzen gaan bepalen. Je kan werken met uurprijzen en deze achteraf (bijvoorbeeld op het einde van elke maand) doorgeven aan je klant. Wil je zekerheid dat je het geld ook zal krijgen, dan kan je dit op voorhand laten betalen d.m.v. een strippenkaart.

Behalve met uurprijzen, kan je ook werken met pakketten. Zoals een vaste prijs voor het opzetten van een community, een nieuwsbrief te versturen, de social media te onderhouden of een betaalsysteem in te stellen.

Klanten zoeken

Je kan pas echt geld gaan verdienen als je klanten hebt. In de eerste fase kan je eens in je eigen netwerk kijken of je ondernemers kent die misschien op zoek kunnen zijn naar een VA. Stuur hen zeker even een mailtje of bel hen eens op. Misschien hebben ze zelf niemand nodig, maar kennen zij in hun netwerk wel iemand.

Je kan ook een website opbouwen rond je eigen VA merk. Hierop kan je duidelijk vermelden voor welke diensen men allemaal bij jou terecht kan.

Verder kan je je aanmelden op freelance websites zoals fiverr, freelancer,…

Grijp je kansen want ze liggen overal. Ben je in een in een gesprek met vrienden, in een winkel, bij een sportclub,… en je hoort dat mensen hulp nodig hebben, te veel werk hebben maar nog niet fulltime in dienst kunnen nemen,… laat hen dan zeker weten dat jij hen daar mee kan helpen.

Start gewoon zonder dat je alles al perfect in orde hebt. Je leert namelijk het meeste al doende. Je zal op deze manier je aanbod nog verder kunnen verbeteren, je marketing bijschaven, leren van je fouten. 

Goed werk leveren

Je dagdagelijkse bezigheden bestaan er uit de taken uit te voeren voor je klant. Doe net dat stapje meer zodat je klant echt tevreden is. Zo vergroot je niet alleen de kans dat je klant steeds bij je terug komt, maar ook nog eens dat deze jou aanbeveelt aan bevriende ondernemers.

Behalve de diensten is ook de communicatie met je klant belangrijk. Vraag ook regelmatig feedback zodat je jezelf kan verbeteren. De ene klant is namelijk de andere niet, dus door regelmatig contact te hebben kan je jezelf afstemmen op die bepaalde klant.  

Vraag naar testimonials

Aan elke klant kan je vragen of ze een testimonial willen schrijven of misschien zelfs wel een filmpje willen maken. Dit kan je gebruiken in je marketinguitingen om zo nieuwe klanten te krijgen. 

Handig is als je hen een lijstje geeft met vragen waar je een antwoord op wil:

• Waarom hebben ze voor jou gekozen?
• Hoe was hun situatie voordat ze met jou aan de slag gingen?
• Welk resultaat ondervinden ze door met jou te werken?
• Wat zijn jouw pluspunten?

Deze ervaringen kan je vermelden op je website, maar ook in korte stukjes op social media.

Bijstuderen

Als VA is het altijd een goed idee om te blijven leren. Software vernieuwd regelmatig, online ondernemers gebruiken nieuwe manieren van werken,… Als uit werkzaamheden blijkt dat je kennis rond een bepaald thema niet hebt en al je klanten vragen hier achter, dan kan het een goed idee zijn om hierover bij te leren.

Specialiseren

Werk je graag allround aan allerlei dingen dan kan dat uiteraard. Maar er is ook de mogelijkheid om je in een bepaald gebied te specialiseren. Dit heeft heel wat voordelen. Zo zal men sneller aan jou denken als men iemand nodig heeft voor die specifieke opdracht. Bovendien kan je ook meer geld vragen omdat je niet alleen de basis weet, maar een expert op dat gebied bent.

Welke programma’s moet je kennen als VA?

Welke programma’s je moet beheersen als VA is afhankelijk van welke diensen je gaat aanbieden. We geven je alvast wat ideeën mee. Niet dat je alles moet kennen, maar hierin kan je een keuze gaan maken bij wat je wilt aanbieden.

Website beheren:

• WordPress
• Elementor
• Phoenix
• Bloomsite

Webshop beheren:

• Woocommerce
• Shopify
• Lightspeed

E-learning:

• Huddle
• Skillba
• Thinkific
• Learnworlds
• Learndash
• Maatos
• Teach:able
• Podia

Betaalmogelijkheden:

• Plug & Pay
• Peggy Pay
• Paypro
• Mollie

E-mail marketing

• Enormail
• Mailblue / activecampaign
• Getresponse
• Sendinblue
• Keap
• Aweber
• Mailerlite

Webinars

• Webinargeek
• Zoom
• Gotowebinar / Gotomeeting
• Clickmeeting
• Webinarjam
• Demio

Designen

• Canva
• Photoshop / Illustrator / Indesign
• Affinity Photo, Publisher, Designer

Social media

• Facebook / instagram / creator studio
• Pinterest
• MeetEdgar
• Houtsuite
• Tailwind
• Later
• Buffer

Algemeen

• Zapier (om koppelingen tussen software te maken)
• Word / Openoffice / Google docs
• Excel / Openoffice / Google spreadsheats
• Gmail / outlook
• Asana / Trello
• Dropbox
• Google drive

Cursus of opleiding om Virtual Assistant te worden volgen

Wil je een stevige basis hebben en niet zomaar eens een opdrachtje doen? Wil je een echtgoede VA business opbouwen, dan kan het interessant zijn om je eerst te verdiepen door middel van een opleiding tot Virtual assistant.

Je kan dan nog zo goed zijn in je werk, je moet ook weten hoe je klanten kan krijgen én behouden, marketing- en ondernemersskills hebben.

Bij de erkende opleidingsorganisatie Laudius kan je een opleiding tot Virtual assistent volgen. Je wordt in 6 maanden opgeleid tot allround assistent. Wil je sneller of trager gaan dan kan dat ook, je kan namelijk tot 3 jaar na aanschaf van de opleiding nog huiswerk insturen.

Kortom virtual assistant is een mooi beroep met veel vrijheid en flexibileit maar toch nog met contact met anderen. Besluit je om VA te worden dan zal je heel wat ondernemers kunnen ondersteunen en zelf ook groeien.