Wat is lean? (betekenis)

De betekenis van het woord ‘lean’ is letterlijk slank. Onder de categorie ‘lean meat’ (slank vlees) vallen bijvoorbeeld kip, struisvogel, konijn, lam en stukken van de koe die niet veel vet bevatten. Sinds 1988 is de betekenis van lean echter enorm veranderd. Sindsdien wordt de term ook gebruikt om een bepaalde vorm van bedrijfsvoering aan te duiden.

Het doel van deze strategie is om het productieproces te ontdoen van onnodige stappen en verspilling. Als dat op de juiste manier geïmplementeerd is dan leidt het tot maximale tevredenheid bij klanten en werknemers terwijl de productiekosten dalen.

Het gedachtegoed van lean wordt door iedereen anders beschreven en geïnterpreteerd. Veel mensen die ermee werken zien het als een verzameling technieken en tools die ingezet kunnen worden op verschillende plekken in een onderneming.

Anderen zien het juist als een filosofie die zich richt op het bewerkstelligen van flow – oftewel een soepele doorstroming van de productie. Dit wordt soms verkondigd als een soort levensinstelling omdat er alles aan wordt gedaan om verspilling te elimineren en efficiëntie te waarborgen.

Door de brede toepassingsmogelijkheden hebben veel ziekenhuizen en andere instellingen lean ondertussen ook ontdekt. Het helpt hen om kosteneffectief te zijn zonder in te leveren op de kwaliteit van hun service.

De geschiedenis van lean werken

De term ‘lean’ ontstond in zijn huidige context tijdens een Universitaire studie van John Krafcik. Hij schreef een artikel genaamd ‘Triumph of the Lean Production System’ nadat hij onderzoek had gedaan bij de autofabriek van Toyota in Japan. Daar vond hij een productieproces dat erop gericht was om maximale klanttevredenheid te behalen met minimale verspilling. Hij schreef de principes van deze aanpak op en die zijn ondertussen tot een internationaal erkende strategie voor bedrijfsvoering uitgegroeid.

De autofabriek van Toyota was ook niet zelf op het idee gekomen om via deze – in die tijd unieke – methode te gaan produceren. Zij gingen zich richten op kwaliteitsverbetering, -planning en -beheersing door het advies van William Edwards Deming en Joseph Juran. Dit koppel had scientific management gestudeerd – een systeem dat door Frederick Winslow Taylor werd ontwikkeld in het begin van de 20^e eeuw.

Het werk van Krafcik werd verder ontwikkeld door het International Motor Vehicle Program (IMVP). De medewerkers Daniel Roos, Daniel Jones en Jim Womack schreven op basis daarvan ‘The machine That Changed the World’.

Deze bestseller was voor velen de eerste kennismaking met lean. Er is echter nog veel meer ontwikkeld op het gebied van lean door de IMPV. Matthias Holweg geeft een volledig historisch overzicht van de ontstaansgeschiedenis en de ontwikkeling van de term lean in zijn artikel ‘The genealogy of lean production’. 

De pilaren van lean management

Lean wordt sinds de jaren ’90 toegepast in veel bedrijven. De principes zijn op allerlei verschillende manieren aangepast voor de westerse markt. Niet iedereen gebruikt dezelfde hulpmiddelen die centraal staan binnen de leer van lean. De 5S, Value stream mapping, Kanban, Poka-yoke en Just in time zijn voorbeelden van tools die vaak worden ingezet om een productieproces te optimaliseren. 

Value stream mapping

Binnen lean manufacturing wordt de techniek Value stream mapping gebruikt om de flow van informatie en goederen te analyseren. Daarvoor wordt een overzichtelijke tekening gemaakt van de ontwikkeling van een product of dienst.

Er worden standaard symbolen gebruikt om verschillende aspecten weer te geven van het proces dat een product of dienst doorloopt van een eerste idee of het aankopen van grondstoffen tot de levering bij de klant.

Aan de hand van deze tekening kun je beginnen te analyseren welke delen van het proces goed vloeien en waar het vastloopt. Daardoor leer je welke aspecten van het proces echt nodig zijn en welke tot verspilling leiden.

De 5S

Aan de hand van de 5S kunnen bedrijven hun proces opschonen. Dat gebeurt door Seiri (scheiden), Seiton (schikken), Seiso (schoonmaken), Seiketsu (standaardiseren) en Shitsuke (standhouden). Door het proces van deze vijf pilaren te doorlopen wordt het makkelijk om verschillende aspecten uit de productie onder de loep te nemen en te zien waar ze kunnen afslanken.

Dat betekent dat er wordt gezorgd dat nergens teveel aanwezig is en nergens te weinig zodat alles goed door kan vloeien. Door onnodige stappen uit het proces te verwijderen en effectievere werkwijzen in te voeren hoeven geen tijd, goederen of diensten verspild te worden. 

Kanban 

Het Kanban systeem werkt met kaartjes die weergeven hoe verschillende aspecten zich door het proces van een onderneming of instantie heen bewegen. Deze visuele weergave maakt het onwijs makkelijk voor de werknemers om na te gaan wat er gebeurt in het proces en wanneer ze nodig zijn.

Daarnaast helpt het om te zien wat de probleemgebieden en knelpunten in het proces zijn omdat de kaartjes daar blijven hangen. In de Toyota fabriek werd dit proces nog uitgevoerd met behulp van fysieke kaartjes. Tegenwoordig zijn er verschillende softwareprogramma’s voor ontwikkeld.

Poka yoke

Een Poka is een onbedoelde fout en yoke betekent preventie. Met behulp van de Poka yoke tools wordt door een bedrijf verzekerd dat er geen fouten worden gemaakt. Dat doen ze door ervoor te zorgen dat een handeling maar op één manier kan worden uitgevoerd.

Je kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan het afgeknipte hoekje van de simkaart in je telefoon. Deze zorgt ervoor dat je de kaart enkel op de correcte manier in de simkaarthouder kunt plaatsen.

Just in time

Just in time is een logistieke methode voor het beheren van voorraden. Binnen het lean systeem is het belangrijk dat alles op een logisch moment wordt gedaan. Daarom moeten bepaalde producten of diensten precies op tijd worden geleverd zodat alles lekker doorstroomt.

Door de productie en de levering perfect op elkaar af te stemmen hoeven er bijna geen voorraden in een bedrijf aanwezig te zijn. Dat bespaart ruimte en moeite waardoor er kosten wegvallen. 

Valkuilen van lean

De principes van de lean filosofie zijn het resultaat van een proces van trial & error in het Toyota Productie Systeem (TPS). Zij zijn sinds 1948 veel gegroeid en veranderd en veel van de systemen die er aangetroffen werden door John Krafcik waren ontstaan als reactie op problemen die ze tegenkwamen op de verschillende productieplekken.

De methodiek die lean beschrijft is dus ontstaan in specifieke omstandigheden waar een oplossing werd gezocht voor thema’s die niet overal voorkomen. Daardoor zijn ze niet even toepasselijk en effectief in elke situatie en is het belangrijk om te kijken wat op elk individueel bedrijf van toepassing is. 

Volg een lean training om zelf bedrijven te verbeteren

Er zijn duizenden voorbeelden van bedrijven die beter zijn gaan draaien door de toepassing van de principes van lean. Als je zelf een bedrijf bezit, werkzaam bent als adviseur of in het management van een onderneming zit dan kun je veel winst behalen door bekend te worden met dit systeem.

De opleiding tot lean specialist kent verschillende kleuren belts – geïnspireerd op de banden in oosterse vechtsporten. Je begint met een gele of groene belt en kunt dan doorleren tot je uiteindelijk een zwarte belt hebt en jezelf een specialist mag noemen.

MBO/HBO Lean management

Voor studenten die al weten dat ze zich helemaal willen verdiepen in het lean gedachtengoed is een HBO programma lean management de interessantste optie. Bij dit programma leer je alles wat je moet weten om verschillende soorten ondernemingen te verbeteren door de lean filosofie toe te passen.

Als je niet de noodzaak voelt om een gehele HBO te volgen dan is ook het normale lean management programma zeer aan te raden. Ook daar leer je bijvoorbeeld hoe je kunt werken met het lean model Kanvas, de s5, Value stream mapping en Just in Time. 

Creatief managen

De cursus Lean en Creatief is speciaal bedoeld voor mensen die begrijpen dat de veranderende moderne wereld vraagt om flexibiliteit en inventiviteit.

In deze cursus leer je om lean te gebruiken bij het constante verbeteren van ondernemingen. Je leert om zelf een flexibele houding aan te nemen waardoor je dat ook kunt doorgeven aan de medewerkers van een organisatie. Deze gaan onder jouw leiding vanzelf meer waarde creëren en minder verspillen. 

De basis van lean leren met een Green/yellow belt

Als je de basis wilt leren van de lean methode dan kun je het beste beginnen met een green of yellow belt. De Lean Yellow Belt geldt als een introductie in het gedachtengoed van lean. Door praktijkvoorbeelden te bestuderen leer je genoeg om het Lean Yellow Belt examen te halen.

De Lean Green Belt is een praktijkgerichte cursus waar je leert om de lean-verbetercyclus toe te passen bij verandertrajecten in ondernemingen.

Boeken voor zelfstudie

Je kunt er natuurlijk ook voor kiezen om op eigen houtje te gaan lezen en leren over lean. Daaraan kun je beginnen door een aantal boeken te bestellen.

De lean bijbel voor theorie heet Handboek Lean Management. Dit boek bevat alle belangrijke concepten en modellen die worden gebruikt binnen de lean methodiek. Door het boek zorgvuldig te lezen krijg je een goed idee van de mogelijkheden die je hebt om het productieproces van een onderneming of instelling aan te pakken. 

Om een idee te krijgen van de manier waarop deze theorie in de praktijk succesvol wordt toegepast kun je het beste Lean in de Praktijk doorwerken. Dit boek bevat een schat aan informatie over processen waarbij veel verspilling optrad. Door dit boek te bestuderen leer je herkennen waar vaak tijd, goederen of diensten verloren gaan en krijg je ideeën over hoe je het probleem in de praktijk aan kunt pakken.

Als je een beetje over de grenzen van de discipline heen wilt kijken dan is Lean Six Sigma van A tot Z een leuk boek voor jou. Daarin worden twee bekende methodieken op het gebied van procesverbetering besproken.